Como a Expanzio Engemega trocou Excel e Trello por um sistema que avisa antes do prazo vencer

O contexto

Há cerca de 20 anos, a Expanzio Engemega cuida de uma parte do negócio imobiliário que pouca gente vê, mas que pode parar uma obra ou fechar uma loja: aprovação de projetos, alvarás, vigilância sanitária e corpo de bombeiros. A operação nasceu em Brasília e hoje atende mais de 500 unidades em 14 estados.

Cada unidade tem documentos com prazos próprios, e cada estado e município tem regras próprias. Mais de 2.000 documentos eram controlados em planilhas de Excel e quadros no Trello. Com esse volume, um prazo esquecido deixa de ser um risco teórico.

Saímos de uma rotina de Excel e Trello, com risco real de perder prazos, para um sistema que avisa antes — e que permite que o nosso cliente final consulte requisitos sozinho.

Marcos BretonesCEO, Expanzio Engemega

O que fizemos

Nenhum sistema de prateleira resolvia o problema, porque a complexidade estava nas regras regionais. A Fábrica de Software da Ascendra desenvolveu um sistema próprio para a Expanzio, entregue em 2020.

O sistema reúne a inteligência regional do negócio — o que é exigido em cada lugar —, dispara alertas automáticos antes do vencimento das licenças e oferece um portal self-service, em que o cliente final da Expanzio consulta os requisitos sem depender do time.

O que mudou

Os mais de 2.000 documentos saíram das planilhas e passaram a ser acompanhados num só lugar, com alerta de 60 a 90 dias antes de cada vencimento. Em vez de correr atrás do prazo, o time da Expanzio é avisado com antecedência.

O self-service também mudou a relação com os clientes: as dúvidas sobre requisitos, que antes viravam pedidos ao time, passaram a ser resolvidas pelo próprio cliente no sistema.